Assistante administrative indépendante

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Votre assistante administrative dans toute la Haute Garonne

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Mon rôle d'assistante administrative consiste à accompagner les dirigeants d'une entreprise, les entreprises et micro-entreprises qui démarrent leur activité à divers titres. Faire le choix d'avoir une assistance en administration est une excellente option si vous recherchez un professionnel capable de s'occuper de tous les petits détails qui assurent le bon fonctionnement de votre entreprise et que vous ne savez pas encore gérer. En tant que propriétaire d'entreprise, vous savez mieux que quiconque à quel point il est important d'avoir quelqu'un qui puisse s'occuper de l'organisation de votre emploi du temps, de la gestion de vos documents et du bon fonctionnement de votre bureau.

Une assistante administrative indépendante est une personne qui travaillera dur pour s'assurer que vous n'êtes jamais pris au dépourvu par quoi que ce soit qui puisse arriver pendant la journée. Elle s'occupera de choses telles que prendre des rendez-vous, répondre au téléphone et aux courriels, organiser des voyages, commander des fournitures et s'assurer que chacun dans votre bureau a ce dont il a besoin pour faire son travail. Pendant ce temps, vous pourrez vous concentrer sur la partie développement de votre business tout en étant assuré d'avoir une bonne gestion de votre administration.

En tant qu'assistante administrative indépendante, je peux également vous aider à rester organisé en gardant la main sur votre calendrier et en s'assurant que tout le monde sait quand les réunions ont lieu ou quels projets sont dus. Je serai être une excellente ressource pour assurer le suivi de documents importants, tels que les contrats ou les bons de commande, afin que vous puissiez vous assurer que tout est signé avant d'être remis aux clients ou aux fournisseurs.

Mes services d'assistante administrative indépendante

Pourquoi choisir une assistante administrative indépendante ?

Des conseils pour vous lancer mais aussi des avantages pour développer votre activité en toute sérénité

Peu importe votre secteur d'activité dans lequel vous exercez, toutes les tâches concernant la bonne organisation de votre entreprise sont chronophages et peuvent causer du stress si vous n'avez pas l'habitude de les gérer correctement. Bien que les personnes qui occupent des postes administratifs soient parfois considérées comme des "gratte-papiers", elles contribuent au bon fonctionnement des entreprises et peuvent vous libérer d'un poids considérable. Voici donc quelques avantages de choisir une assistante administrative indépendante :

1 - Une assistante administrative indépendante vous libère du temps

Imaginons que vous venez d'avoir une nouvelle idée de développement de votre stratégie commerciale, mais vous devez d'abord vous occuper de la gestion de la paie des salariés. Ou encore, vous devez assister à un rendez-vous avec un nouveau client, mais le votre téléphone sonne et vous n'avez pas le temps d'y répondre. Vous conviendrez que si vous aviez une assistante administrative, il serait beaucoup plus simple de pouvoir vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

En effet, l'assistante administrative en freelance, peut s'occuper de toutes les tâches administratives qui vous incombent, telles que la planification des réunions, la pré comptabilité, la communication interne et externe, la conciergerie d'entreprise ou encore certaines tâches liées au recrutement. Si l'assistant vous débarrasse de ces tâches, vous aurez plus de temps à consacrer à ce sur quoi vous devez vraiment vous concentrer.

2 - Une simplification de vos tâches administratives

Si vous avez tendance à remettre à la dernière minute des tâches comme la réservation de voyages et d'hébergements, vous risquez de faire grimper vos coûts. Fixer des réunions à la dernière minute peut également nuire à l'entreprise plus que vous ne le pensez. Si vous ne préparez votre réunion que cinq minutes avant celle-ci, les conséquences peuvent être considérables.

Les assistantes administratives peuvent vous aider en rationalisant toutes ces tâches. En réservant les voyages à l'avance, elles sont en mesure de s'assurer que vous bénéficiez de la meilleure offre. En exécutant vos rapports plus tôt, elles s'assurent que vous avez le temps de vous préparer correctement à cette réunion importante.

3 - Pour une meilleure communication dans votre entreprise

Les assistantes administratives sont un peu comme une standardiste. La communication peut être centralisée par leur intermédiaire. Ils peuvent prendre et transmettre des messages à divers employés, puis assurer le suivi auprès des clients et des fournisseurs.

Cette fonction permet souvent de faciliter les relations entre les différentes équipes et de rendre la communication plus fluide. Ainsi, au lieu qu'un fournisseur soit contrarié parce qu'il n'arrive pas à joindre un employé de la comptabilité au sujet d'une facture impayée, il sait qu'il peut s'adresser à l'assistant administratif. Si un client a des problèmes avec un produit, les assistants administratifs peuvent le mettre en relation avec le bon service.

4 - Une assistante administrative permet de combler vos lacunes

Tout le monde a ses points forts. En tant que gestionnaire ou propriétaire d'entreprise, les vôtres sont peut-être dans la vente ou le marketing. Vous êtes peut-être même très doué pour l'organisation, mais peut-être que vous n'avez pas les compétences nécessaires pour mettre en pratique vos idées en termes d'organisation administrative ou que vous n'avez pas le temps de vous en occuper.

Une assistant administrative indépendante compétente peut vous aider à combler les lacunes en compensant vos faiblesses. En vous appuyant sur les forces d'une assistance en administration comme le service à la clientèle, vous pouvez mieux développer votre entreprise en complétant avec vos compétences en marketing, par exemple. Aussi, vous avez peut-être des idées visionnaires, mais la rédaction de la politique de l'entreprise n'est pas votre point fort. Dans ce cas, une assistante administrative indépendante pourra vous aider.

Quels sont les compétences nécessaires pour être une assistante administrative indépendante ?

Afin de créer de la valeur pour l'organisation d'une entreprise et de s'épanouir dans leurs fonctions, les secrétaires, les assistants de direction, les assistantes administratives indépendantes et le personnel administratif général doivent avoir des compétences telles que :

• Des capacités d'organisation hors du commun : c'est la pierre angulaire de la profession d'assistante administrative. Cela signifie qu'il faut savoir tenir à jour les agendas, classer soigneusement les divers documents (numériques ou sur papier) et toujours avoir un temps d'avance aux prochaines tâches qui vont suivre.
  
  

• Avoir des compétences claire en termes de communication : en effet, les assistantes administratives absorbent toutes les communications que les cadres n'ont pas le temps de traiter. Ils doivent souvent répondre à des courriels et prendre des appels téléphoniques au nom des cadres et communiquer avec des VIP. Il est donc essentiel de savoir communiquer efficacement, avec une bonne orthographe et une attitude agréable au téléphone.
  
  

• Savoir prendre des initiatives et être dynamique : les meilleurs assistants administratifs ne se limitent pas à réagir, à répondre aux demandes au fur et à mesure qu'elles se présentent. Ils tentent de trouver des moyens de renforcer l'efficacité, de rationaliser les opérations et de mettre en œuvre de nouveaux programmes pour leur propre bénéfice, celui des cadres et de l'entreprise dans son ensemble.
  
  

• Connaître les technologies de l'information : c'est même essentiel pour endosser un rôle d'assistante administrative indépendante. La maîtrise de Microsoft Office et de tout autre outil pouvant être utilisé dans l'organisation (comme les outils de gestion de projet) est indispensable.
  
  

• Etre transparente et discrète : les professionnels de l'administration sont souvent au courant de communications confidentielles, de réunions stratégiques, de chiffres sur les performances de l'entreprise et d'autres informations confidentielles. Il faut pouvoir compter sur eux pour assurer la confidentialité de ces informations.

En outre, les employeurs peuvent rechercher des compétences spécifiques qui permettront à une assistante administrative d'accomplir son travail aussi efficacement que possible. Parmi les compétences techniques clés en matière d'administration, citons la dactylographie (au moins 65 mots par minute), la maîtrise de Microsoft Office, maîtriser la conciergerie d'entreprise, pouvoir répondre à des demandes de recrutement et avoir des compétences en comptabilité.

Les compétences en matière de soutien administratif peuvent varier, car aucune entreprise ne fonctionne exactement de la même manière. Il convient donc de tenir compte de la mission et de la culture de l'entreprise.